Liiketoimintayhteyshenkilöiden tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Tämä tietosuojakäytäntö (”käytäntö”) kuvaa kuinka QleanAir Scandinavia AB, reg. nro 556303-9162, osoite Box 1178, 171 23 Solna, Sweden, (”me”, tai ”meidän”), käsittelee liiketoimintayhteyshenkilöidemme henkilötietoja. Suojaamme henkilökohtaisen koskemattomuutesi. Siksi on tärkeää, että suojaamme henkilötietojasi ja varmistamme, että käsittelemme henkilötietojasi oikein ja lainmukaisesti. Tämä käytäntö auttaa ymmärtämään, millaisia henkilötietoja keräämme, säilytämme tai muuten käsittelemme ja miten niitä käytetään, sekä oikeuksiasi rekisteröitynä. Sivustomme sisältävät linkkejä muille verkkosivustoille ja sosiaalisen median/verkoston ominaisuuksiin. Kun käytät kolmannen osapuolen verkkosivustoa tällaisten linkkien tai ominaisuuksien kautta, sovelletaan kyseisen verkkosivuston tietosuojakäytäntöä tämän käytännön sijasta. Saatamme joskus joutua tekemään päivityksiä tai muutoksia tähän käytäntöön. Jos teemme niin, ilmoitamme siitä asianmukaisella tavalla. Löydät aina tämän käytännön viimeisimmän version verkkosivuiltamme. Pyydämme, että luet tämän käytännön huolellisesti ja tutustut sen sisältöön. Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä yllä oleviin osoitteisiin tai osoitteeseen gdpr@qleanair.com.

2. Kuinka keräämme henkilötietojasi

Keräämme henkilötietojasi, kun tilaat uutiskirjeitä tai annat meille muutoin henkilötietosi, mukaan lukien tapaukset, että olemme sinuun henkilökohtaisesti yhteydessä tai saamme henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta, kuten edustamaltasi yritykseltäsi tai kumppaneiltamme.

3. Kuinka käsittelemme henkilötietojasi

Tässä osiossa kerromme, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, käsittelyn lailliset perusteet ja kuinka kauan säilytämme tietoja.

3.1 Mahdollisten liikesuhteiden luominen, ylläpitäminen ja kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja luodaksemme ja sen jälkeen ylläpitääksemme ja kehittääksemme liikesuhteita potentiaalisten asiakkaiden, kumppaneiden ja muiden liiketoimintayhteyshenkilöiden kanssa (mukaan lukien esimerkiksi konsultit, mahdolliset sijoittajat, tutkimus- ja kehityskontaktit ja toimittajat). Jos olet tai edustat potentiaalista asiakasta, kumppania tai muuta liiketoimintayhteistyötahoa ja olemme sinuun yhteydessä henkilökohtaisesti (esim. konferensseissa, messuissa, muissa henkilökohtaisissa tapaamisissa tai muuten), sähköpostitse tai muulla viestintävälineellä tai kolmansien osapuolien kautta, voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavasti.

3.2 Olemassa olevien liikesuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme ja kehittääksemme liikesuhteita olemassa olevien asiakkaiden, kumppaneiden ja muiden liikesuhteiden kanssa (mukaan lukien esimerkiksi konsultit, mahdolliset sijoittajat, tutkimus- ja kehityskontaktit ja tavarantoimittajat). Jos olet tai edustat asiakasta, kumppaniamme tai muuta liikekontaktiamme, käsittelemme henkilötietojasi seuraavasti.

3.3 Verkkosivustojemme arvioiminen, kehittäminen ja parantaminen

Jos vierailet maailmanlaajuisella verkkosivustollamme tai kansallisilla verkkosivustoillamme, keräämme ja käsittelemme vierailusi tuottamia tietoja analysoidaksemme ja tuottaaksemme tilastotietoja verkkoliikenteestämme, jotta voimme arvioida, kehittää ja parantaa verkkosivustojamme ja verkkopohjaista viestintää.

3.4 Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen tai oikeudellisten vaatimusten esittäminen

Saatamme käsitellä henkilötietojasi noudattaaksemme laissa tai muissa säädöksissä asetettuja oikeudellisia velvoitteita tai tuomioistuimen tai muiden viranomaisten päättämiä, jotta voimme noudattaa meitä koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Nämä vaatimukset voivat liittyä esimerkiksi kirjanpitoon, verohallintoon tai rahanpesulainsäädäntöön. Voimme myös käsitellä henkilötietojasi, jos käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

3.5 Uutiskirjeiden ja muiden markkinointiviestien lähettäminen

Käsittelemme nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi lähettääksemme sinulle uutiskirjeitä, jos olet tilannut (rekisteröitynyt) vastaanottamaan tällaisia kirjeitä. Voit kieltäytyä (peruuttaa rekisteröinnin) tulevista viesteistä milloin tahansa käyttämällä jokaisessa viestissä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä. Henkilötietojen käsittelymme uutiskirjeiden lähettämistä varten perustuu nimenomaiseen suostumukseen, jonka annat tilatessasi uutiskirjeemme ja markkinointiviestejämme. Säilytämme tietojasi tätä tarkoitusta varten niin kauan kuin tilaat uutiskirjeemme. Jos peruutat meiltä tulevat viestit, poistamme henkilötietosi, ellei niitä tarvita muihin tämän käytännön kattamiin tarkoituksiin (huomaa, että jatkamme sähköpostiosoitteesi käsittelyä merkitäksemme sen estetyksi).

4. Kuinka jaamme henkilötietojasi

Jaamme keräämiämme henkilötietoja seuraavan tyyppisten kolmansien osapuolten kanssa:

1. Konsernin sisäinen siirto: Kaikkia tietoja, joita meillä sinusta on, voidaan siirtää tai paljastaa yritysryhmämme sisällä. Tämän tarkoituksena on täyttää oikeutettu etumme harjoittaa ja parantaa liiketoimintaamme tehokkaasti. Jos jaamme henkilötietojasi konsernin sisällä, varmistamme, että tietojasi käsitellään edelleen tässä käytännössä asetettujen vastaavien ehtojen mukaisesti.
2. Toimittajat ja muut liikekumppanit: Saatamme käyttää kolmansia osapuolia hoitamaan joitakin liiketoimintamme osa-alueita, mukaan lukien henkilötietojen käsittely tässä käytännössä määriteltyihin tarkoituksiin. Saatamme jakaa henkilötietojasi tällaisten kolmansien osapuolien kanssa liittyen myyntiin, tuotantoon, logistiikkaan, asennukseen, ylläpitoon, kirjanpitoon, rahoituspalveluihin, IT-järjestelmiin ja muihin hallintotoimintoihin, kuten markkinointi- ja viestintäpalveluihin. Kun käytämme tällaisia palveluntarjoajia tai työskentelemme yhdessä muiden kolmansien osapuolten kanssa, teemme yleensä tietojenkäsittelysopimuksia tai muita järjestelyjä varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tämän käytännön mukaisesti.
3. Viranomaiset: Voimme jakaa henkilötietojasi viranomaisten, kuten poliisin tai veroviranomaisten, kanssa, kun sovellettava laki tai asetus sitä edellyttää tai oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeusprosessin aikana.
4. Yrityksen tai omaisuuden myynti tai siirto: Kaikki tiedot, jotka meillä on sinusta, voidaan siirtää tai paljastaa ostajalle tai mahdolliselle ostajalle, jos liiketoimintamme tai omaisuutemme tai osa niistä myydään, luovutetaan tai muulla tavalla siirretään. Jos tällainen siirto tapahtuu, pyrimme kohtuullisin keinoin varmistamaan, että siirronsaaja käyttää tietojasi tämän käytännön mukaisella tavalla.

5. Missä käsittelemme henkilötietojasi

Saatamme käsitellä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolisessa maassa. Lisäksi voimme siirtää henkilötietojasi, kuten nimesi ja yhteystietosi, toimittajille ja muille liikekumppaneille, jotka joko itse tai alihankkijoidensa kautta sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolisessa maassa tai harjoittavat liiketoimintaa siellä. Tällainen käsittely ja siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi varmistamalla, että maa, jossa vastaanottaja sijaitsee, varmistaa Euroopan komission mukaan riittävän tietosuojan tason, tai käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, joilla varmistetaan asianmukaiset toimenpiteet oikeuksiesi ja vapauksiesi turvaamiseksi. Voit tarkastella luetteloa maista, jotka tarjoavat Euroopan komission mukaan riittävän tietosuojan tason, osoitteessa http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm. Voit tutustua Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32010D0087.

6. Turvatoimet

Olemme toteuttaneet useita turvatoimia varmistaaksemme, että tallennetut henkilötiedot ovat turvassa. Esimerkiksi pääsy alueille, joissa henkilötietoja säilytetään, on rajoitettu työntekijöidemme ja palveluntarjoajiimme, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamisessa ja jotka ovat tietoisia säilyttämiemme henkilötietojen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden säilyttämisen tärkeydestä. Ylläpidämme asianmukaisia suojatoimia ja turvallisuusstandardeja henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, paljastamiselta tai väärinkäytöltä. Valvomme myös järjestelmiämme löytääksemme haavoittuvuuksia henkilötietojesi suojaamiseksi.

7. Oikeutesi

7.1 Johdanto

Tässä osiossa kuvaamme oikeuksiasi rekisteröitynä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen gdpr@qleanair.com käyttääksesi oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja henkilötietojesi käsittelystä tai tästä käytännöstä. Vastaamme kohtuullisen ajan kuluessa henkilöllisyytesi vahvistamisen jälkeen.

7.2 Oikeus tietoihin ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme, ja oikeus saada pääsy tällaisiin henkilötietoihin. Sinulla on myös oikeus oikaista sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot, mikäli ne ovat virheellisiä tai puutteellisia henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukseen nähden.

7.3 Oikeus poistaa

Sinulla on oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä seuraavissa olosuhteissa:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai muuten käsitelty;
2. peruutat suostumuksesi, johon käsittely perustuu (jos sovellettavissa), eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta;
3. vastustat henkilötietojesi käsittelyä, eikä meillä ole mitään pakottavia laillisia perusteita käsittelylle;
4. käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään laittomasti; tai
5. käsitellyt henkilötiedot on poistettava yhden tai useamman lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Voimme evätä pyyntösi, jos soveltuvien lakien ja määräysten (esim. kirjanpito- ja verolainsäädäntöön) asetetut vaatimukset estävät meitä poistamasta henkilötietojasi tai jos niitä tarvitaan oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos emme pysty täyttämään henkilötietojesi poistamispyyntöäsi, rajoitamme sen sijaan henkilötietojesi käsittelyn jatkamista siinä määrin kuin se on mahdollista.

7.4 Oikeus rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä seuraavissa olosuhteissa:

1. kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden sinä aikana, jolloin voimme varmistaa tällaisten tietojen paikkansapitävyyden;
2. käsittely on laitonta ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan rajoitusta;
3. henkilötietoja ei enää tarvita käsittelyn tarkoituksiin, mutta ne ovat sinulle välttämättömiä oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, kunnes on varmistettu, kumoavatko käsittelymme oikeutetut perusteet oikeutesi ja vapautesi.

Jos henkilötietojasi on rajoitettu tämän kohdan mukaisesti, niitä voidaan säilytystä lukuun ottamatta käsitellä vain oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai kolmannen osapuolen oikeuksien suojaamiseksi tai EU:n tai EU:n jäsenvaltion lainsäädännön mukaisen tärkeän yleisen edun vuoksi.

7.5 Oikeus vastustaa

Sinulla on yleinen oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuumme. Jos vastustat ja uskomme, että voimme edelleen käsitellä henkilötietojasi, meidän on osoitettava käsittelylle pakottavat oikeutetut perusteet, jotka syrjäyttävät etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai perusteet oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi .

7.6 Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Jos olet itse antanut henkilötietosi ja henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa edellyttäen, että pyydetyt henkilötiedot koskevat sinua itseäsi ja että käsittelemme henkilötietojasi automaattisesti (tämä oikeus ei siis koske henkilötietoja, joita käsittelemme vain manuaalisesti). Tällaisissa olosuhteissa sinulla on myös oikeus siirtää henkilötietosi toiselle osapuolelle meidän estämättämme. Jos se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus vaatia, että henkilötietosi siirretään suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle.

7.7 Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojasi ei käsitellä suoramarkkinointiin liittyviin tarkoituksiin, jos vastustat tällaista käsittelyä. Huomaa, että peruuttaminen ei vaikuta suostumuksesi perusteella tapahtuvan käsittelyn laillisuuteen ennen sen peruuttamista.

7.8 Oikeus tehdä valitus

Voit milloin tahansa tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos uskot, että käsittelymme tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Huomaa, että voit myös aina ottaa yhteyttä meihin tällaisessa tilanteessa.

8. Evästeiden käyttö

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä parantaaksemme sivuston käyttökokemustasi ja parantaaksemme verkkosivustojamme ja palveluitamme. Sinulla on mahdollisuus muuttaa selaimesi evästeiden käyttöä koskevia asetuksia. Voit esimerkiksi säätää asetuksiasi estämään kaikki evästeet tai poistaa ne, kun suljet verkkoselaimen. Lisätietoja evästeiden käytöstä on evästekäytännössämme.