Privacybeleid voor zakelijke contacten

1. Inleiding

Dit privacybeleid (het “beleid”) beschrijft hoe QleanAir Scandinavia AB, reg. nr. 556303-9162, op het adres Box 1178, 171 23 Solna, Zweden, (“wij”, “ons” of “onze”), de persoonsgegevens van onze zakelijke contacten verwerkt. Wij bewaken uw persoonlijke integriteit. Wij vinden het daarom belangrijk om uw persoonsgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat onze verwerking van uw persoonsgegevens correct en rechtmatig is. Dit beleid helpt u te begrijpen wat voor soort persoonsgegevens we verzamelen, bewaren of anderszins verwerken en hoe deze worden gebruikt, evenals uw rechten als betrokkene. Onze websites bevatten links naar andere websites en social media/netwerkfuncties. Wanneer u via dergelijke links of functies toegang krijgt tot een website van een derde partij, is het privacybeleid van die website van toepassing in plaats van dit beleid. Soms moeten we dit beleid bijwerken of wijzigen. Als we dit doen, zullen we u op een passende manier informeren. U kunt altijd de laatste versie van dit beleid vinden op onze websites. We vragen u dit beleid aandachtig te lezen en vertrouwd te raken met de inhoud ervan. Als u vragen heeft, neem dan contact met ons op via de bovenstaande adressen of via gdpr@qleanair.com.

2. Zo verzamelen we uw persoonsgegevens

We verzamelen uw persoonsgegevens wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief of ons op een andere manier uw persoonsgegevens verstrekt, ook als we persoonlijk met u in contact komen, of als we uw persoonsgegevens ontvangen van derden zoals het bedrijf dat u vertegenwoordigt of onze partners.

3. Zo verwerken wij uw persoonsgegevens

In deze sectie beschrijven we hoe we uw persoonsgegevens verwerken, onze wettelijke basis voor de verwerking en hoe lang we de gegevens bewaren.

3.1 Het aangaan, onderhouden en ontwikkelen van potentiële zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens om zakelijke relaties met potentiële klanten, partners en andere zakelijke contacten (inclusief bijvoorbeeld consultants, potentiële investeerders, onderzoeks- en ontwikkelingscontacten en leveranciers) aan te gaan en daarna te onderhouden en verder te ontwikkelen. Indien u een potentiële klant, partner of ander zakelijk contact bent of vertegenwoordigt en wij persoonlijk met u in contact komen (bijvoorbeeld op congressen, beurzen, andere persoonlijke bijeenkomsten of anderszins), per e-mail of een ander communicatiemiddel of via derden, kunnen wij uw persoonsgegevens als volgt verwerken.

3.2 Bestaande zakelijke relaties onderhouden en ontwikkelen

We verwerken persoonsgegevens om zakelijke relaties met bestaande klanten, partners en andere zakelijke contacten (inclusief bijvoorbeeld consultants, potentiële investeerders, onderzoeks- en ontwikkelingscontacten en leveranciers) te onderhouden en te ontwikkelen. Als u een klant, partner of ander zakelijk contact van ons bent of vertegenwoordigt, verwerken wij uw persoonsgegevens als volgt.

3.3 Om onze websites te evalueren, ontwikkelen en verbeteren

Als u onze wereldwijde website of nationale websites bezoekt, verzamelen en verwerken wij informatie die door uw bezoek wordt gegenereerd om statistische informatie over ons webverkeer te analyseren en te produceren om onze websites en webgebaseerde communicatie te evalueren, ontwikkelen en verbeteren.

3.4 Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om rechtsvorderingen uit te oefenen

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die zijn vastgelegd in de wet of andere wettelijke statuten, of zoals beslist door een rechtbank of andere autoriteiten, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen. Deze eisen kunnen te maken hebben met zaken als boekhouding, belastingadministratie of witwaswetgeving. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als de verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechtsvorderingen.

3.5 Om u nieuwsbrieven en andere marketingberichten te sturen

Wij verwerken uw naam en e-mailadres om u de nieuwsbrief te kunnen sturen als u zich hiervoor heeft aangemeld (ingeschreven). U kunt zich op elk moment afmelden (uitschrijven) voor verdere berichten door gebruik te maken van de afmeldlink die in elk bericht wordt vermeld. Onze verwerking van persoonsgegevens met het doel u nieuwsbrieven te sturen, is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming die u geeft wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief en marketingberichten. Wij bewaren uw gegevens voor dit doel zolang u zich abonneert op onze nieuwsbrief. Als u zich afmeldt (uitschrijft) voor verdere berichten van ons, zullen we uw persoonsgegevens verwijderen en wissen, tenzij dit nodig is voor andere doeleinden die onder dit beleid vallen (houd er rekening mee dat we uw e-mailadres blijven verwerken om het te markeren als geblokkeerd voor verdere berichten van ons).

4. Zo delen we uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die we verzamelen, delen we met de volgende derde partijen:

1. Intra-groep transfer: Alle informatie die we over u hebben, kan worden overgedragen of bekendgemaakt binnen onze bedrijvengroep. Dit om te voldoen aan ons gerechtvaardigde belang om onze werkzaamheden effectief uit te voeren en te verbeteren. Als we uw persoonsgegevens binnen de groep delen, zullen we ervoor zorgen dat uw gegevens nog steeds worden verwerkt in overeenstemming met de overeenkomstige voorwaarden die in dit beleid zijn uiteengezet.
2. Leveranciers en andere zakenpartners: We kunnen derden gebruiken om sommige aspecten van onze bedrijfsactiviteiten te beheren, inclusief de verwerking of hantering van persoonsgegevens voor de doeleinden die in dit Beleid worden uiteengezet. We kunnen uw persoonsgegevens delen met dergelijke derden met betrekking tot verkoop, productie, logistiek, installatie, onderhoud, boekhouding, financiële diensten, IT-systemen en andere administratieve functies, zoals marketing- en communicatiediensten. Wanneer we dergelijke dienstverleners gebruiken of samenwerken met andere derde partijen, gaan we doorgaans overeenkomsten aan voor gegevensverwerking of we treffen andere relevante regelingen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met dit beleid.
3. Autoriteiten: We kunnen uw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties zoals de politie of belastingautoriteiten wanneer dit vereist is door toepasselijke wet- of regelgeving of om rechtsvorderingen uit te oefenen of te verdedigen tijdens een juridische procedure.
4. Verkoop of overdracht van bedrijf of activa: Alle informatie die we over u hebben, kan worden overgedragen of bekendgemaakt aan een koper of potentiële koper in het geval van een verkoop, opdracht of andere overdracht van alle of een deel van ons bedrijf of onze activa. Als een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen we redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat de overnemer uw informatie gebruikt op een manier die in overeenstemming is met dit beleid.

5. Waar we uw persoonsgegevens verwerken

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken in een land buiten de EU/EER. Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens, zoals naam en contactgegevens, doorgeven aan leveranciers en andere zakenpartners die, hetzij zelf, hetzij via hun onderaannemers, gevestigd zijn in of zakelijke activiteiten hebben in een land buiten de EU of EER. In het geval van een dergelijke verwerking en overdracht, gebeurt dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat het land waarin de ontvanger zich bevindt een passend niveau van gegevensbescherming waarborgt volgens de Europese Commissie, of door gebruik te maken van modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft uitgevaardigd om te zorgen voor passende maatregelen om uw rechten en vrijheden te waarborgen. Op http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm vindt u een lijst van de landen die volgens de Europese Commissie een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden. U kunt de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie raadplegen op http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32010D0087.

6. Veiligheidsmaatregelen

We hebben een aantal veiligheidsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die we opslaan veilig zijn. De toegang tot gebieden waar persoonsgegevens worden opgeslagen, blijft bijvoorbeeld beperkt tot onze medewerkers en dienstverleners die dit nodig hebben in het kader van hun taken en die zijn geïnformeerd over het belang van het handhaven van de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die we bewaren. We handhaven passende waarborgen en beveiligingsnormen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of misbruik. We monitoren ook onze systemen op kwetsbaarheden om uw persoonsgegevens te beschermen.

7. Uw rechten

7.1 Inleiding

In deze sectie beschrijven we uw rechten als betrokkene onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kunt ons een e-mail sturen op gdpr@qleanair.com om uw rechten uit te oefenen of als u vragen of opmerkingen heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens of dit beleid. We zullen binnen een redelijke termijn reageren na verificatie van uw identiteit.

7.2 Recht op inzage en rectificatie

U hebt recht op informatie over welke persoonsgegevens wij van u verwerken en recht op toegang tot dergelijke persoonsgegevens. U hebt ook het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn, gelet op het doel waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt.

7.3 Recht op gegevenswissing

U hebt het recht op het wissen van uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging in de volgende omstandigheden:

1. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
2. u trekt uw toestemming waarop de verwerking is gebaseerd (indien van toepassing) in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
3. u maakt bezwaar tegen onze verwerking van persoonsgegevens en wij hebben geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;
4. wanneer de verwerkte persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt; of
5. de verwerkte persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een of meer wettelijke verplichtingen.

We kunnen uw verzoek weigeren als we uw persoonsgegevens niet kunnen wissen door vereisten uiteengezet in toepasselijke wet- en regelgeving (bijvoorbeeld met betrekking tot boekhoud- en belastingwetgeving) of als dit nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Als we niet kunnen voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te wissen, zullen we in plaats daarvan onze verdere verwerking van uw persoonsgegevens beperken voor zover dit voor ons mogelijk is om te doen.

7.4 Recht op beperking

U hebt het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken in de volgende omstandigheden:

1. u betwist de juistheid van de persoonsgegevens gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van dergelijke gegevens te verifiëren;
2. de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking;
3. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar voor u noodzakelijk voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen;
4. u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie of onze gerechtvaardigde gronden voor onze verwerking zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Als uw persoonsgegevens zijn beperkt in overeenstemming met deze paragraaf, mogen ze, met uitzondering van opslag, alleen worden verwerkt voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of voor de bescherming van de rechten van een derde partij of om redenen van zwaarwegend openbaar belang volgens wetgeving van de EU of EU-lidstaten.

7.5 Recht van bezwaar

U hebt het algemene recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang. Als u bezwaar maakt en wij van mening zijn dat wij uw persoonsgegevens nog steeds kunnen verwerken, moeten wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

7.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Als uw persoonsgegevens door u zijn verstrekt en onze verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst met u, hebt u het recht om de persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, op voorwaarde dat de gevraagde persoonsgegevens op u betrekking hebben en dat onze verwerking van uw persoonsgegevens geautomatiseerd gebeurt (persoonsgegevens die wij alleen handmatig verwerken vallen dus niet onder dit recht). In dergelijke omstandigheden hebt u ook het recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij zonder dat wij dat verhinderen. Waar technisch haalbaar, hebt u ook het recht dat uw persoonsgegevens rechtstreeks van ons worden overgedragen aan een andere gegevensbeheerder.

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt voor doeleinden die verband houden met direct marketing als u zich verzet tegen een dergelijke verwerking. Houd er rekening mee dat de rechtmatigheid van elke verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking niet wordt beïnvloed door de intrekking.

7.8 Recht om een klacht in te dienen

U kunt op elk moment een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat onze verwerking wordt uitgevoerd in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Bedenk dat u in een dergelijk geval ook altijd contact met ons kunt opnemen.

8. Het gebruik van cookies

We gebruiken cookies op onze websites om uw website-ervaring te verbeteren en om onze websites en diensten te verbeteren. U hebt de mogelijkheid om de instellingen in uw browser voor het gebruik van cookies te wijzigen. U hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om uw instellingen aan te passen om alle cookies te blokkeren of ze te verwijderen wanneer u uw webbrowser sluit. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over hoe we cookies gebruiken.